PROJECT COST MANAGEMENT : BUDGETING, COST CONTROL, AND COST ANALYSIS

PROJECT COST MANAGEMENT : BUDGETING, COST CONTROL, AND COST ANALYSIS

Informasi manajemen biaya merupakan informasi yang dibutuhkan untuk mengelola secara efektif perusahaan atau organisasi non laba. Informasi keuangan saja dapat mengakibatkan misleading karena infomasi tersebut cenderung berfokus pada jangka pendek.

Cost estimating melibatkan pengembangan suatu perkiraan atau estimasi biaya dari resource yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu proyek. Project manager harus menentukan estimasi biaya dengan teliti jika ingin menyelesaikan proyek dengan batasan biaya yang ada. Salah satu hasil penting dari project cost management adalah suatu cost estimate. Secara normal project manajer mempersiapkan beberapa tipe dari cost estimate untuk banyak proyek. Ada tiga tipe cost estimating, yaitu : Rough order magnitude (ROM) estimate, Budgetary estimate, dan Definitive estimate. Cost management plan adalah suatu dokumen yang menggambarkan bagaimana organisasi akan mengatur perbedaan biaya dalam proyek.

Cost budgeting melibatkan pengalokasian estimasi biaya untuk pekerjaan perorangan dalam setiap waktu. Pekerjaan tersebut didasari pada WBS proyek yang dikerjakan. Tujuan utama dari cost budgeting adalah untuk menghasilkan suatu cost baseline untuk memastikan performa proyek dan kebutuhan proyek. Suatu cost baseline adalah suatu tahapan waktu dari budget yang digunakan oleh project manager untuk memastikan dan memantau penggunaan biaya. Cost budgeting juga menyediakan informasi untuk pembiayaan kebutuhan

Project cost control termasuk memantau penggunaan biaya, dan memastikan hanya perubahan proyek yang sesuai yang dimasukkan dalam suatu cost baseline yang telah ditinjau kembali dan menginformasikan stakeholder mengenai perubahan proyek yang disahkan yang akan mempengaruhi biaya. Cost baseline, performace report, perubahan yang diinginkan, dan pembiayaan kebutuhan proyek merupakan input untuk proses cost control.

Outline :

1. Principles of Budgeting, Cost Control, and Cost Analysis

·         The Critical Functions of Management

·          The Budget as a Key Financial Statement

·          Development of internal control

·         Key elements of cost control

2. The budgeting cycles

·         Environmental analysis

·         Formulating company objective and strategy

·         Tactical and operating plan

·         Operating budget: Analysis into Quarters and Months

·         Seasonal Factors

3. Expense Budgeting

·         Zero-based budgeting

·         Activity base

·         Fund available

·         Detail and Completeness

·         Allocations from Cost Centers

4. Budgeting and Costing Techniques

·         Forecasting Methods

·         Break-even Analysis

·         Use of Standards

·         Trend Analysis

·         Cost Estimation : plant exponent, module factor, semi-detailed, detailed method.

5. Project Budgeting

·         Project Planning

·         Direct and Indirect Projects Costs

6. Capital Expenditure Budgeting and Analysis

·         Guideline of capital expenditure

·         Calculation: Accounting Rate of Return; Payback Period; Net Present Value; Internal Rate of Return

7. Cost Control & Management Budget Reports

• Integrated project cost and schedule control.
• Cost control versus financial control.

• Approaches to Cost Control: Strategic Control; Transactional Control; Process control
• Time phased budget: to measure and monitor cost performance on the project.
• Progress reports: to detect which budget have been met and which have not.
• Change authorizations: to allow budget increase/decrease.
• Earned value:  to measure project cost performance.
• Sampling method: to help to calculate the estimate at completion.
• Historical data: to collect technical/cost data on past
• Cost overrun analysis of a recent past project.

Peserta :

Staff atau karyawan yang bertangungjawab pada bidang penanganan proyek, baik bagian administrasi, teknik, SDM, logistik, persediaan, pergudangan, pengadaan, pembelian, SCM, dll